Llega el momento de pensar en el armado del Informe de Sostenibilidad para el próximo ciclo y nos encontramos ante la disyuntiva: hacerlo por nuestra cuenta y recursos, o solicitar el apoyo de un tercero. Este quizás sea un paso para decidir más adelante, ya que primero deberemos establecer nuestra relación con dos factores críticos: Tiempo y Recursos.
Si el tiempo que tenemos por delante hasta la fecha estimada de presentación del Reporte ante la Junta Directiva es de 6 meses, animarse a hacer en Reporte por propia cuenta, no debería ser un impedimento. En cambio, si el tiempo por delante es menor o igual a 3 meses, realmente no tendremos mucha escapatoria ante la realidad de tener que pedir ayuda para llegar a confeccionar un Reporte, por lo menos, decente.
La cuestión del Reporte de RSE es crítica para todas las empresas que deciden reportar, porque aquí entra en juego la otra variable: los Recursos. En compañías donde el área de RSE está compuesta por una sola persona (operativa), construir el Reporte puede ser prácticamente la única ocupación que tendrá a lo largo del año, por no decir que su trabajo estará condenado a elaborar el Informe de Sostenibilidad y probablemente no disfrutará tanto del proceso de hacerlo (por si a alguna/o de los que lea esto les pasa).
Pero suponiendo que estamos encargado del Reporte de la empresa ideal, donde contamos con 6 meses para trabajar con tranquilidad el Informe, sin la necesidad de correr a las áreas para la entrega de información, y tenemos los recursos necesarios para llevar adelante este proceso con un equipo, podríamos construir nuestro Informe de Sostenibilidad más o menos de esta manera:

• Decidir el Marco: Si veníamos trabajando con GRI G3.1 ya es momento de pasar a G4. Si bien hasta Diciembre de 2015 se puede presentar bajo el anterior marco de directrices, es recomendable aprovechar este tiempo de transición para migrar sin la presión del cambio.
• Establecer el Equipo: ahora la Empresa deberá contar con un equipo de personas (líderes de área) que sean responsables de la co-construcción del Informe. Hay que planear que será necesario juntarlos a todos en una misma mesa para debatir ciertas cuestiones que harán a la dirección del Informe (ver más abajo).
• Todos alineados: Si en la Empresa comparten el proceso de Reporte con todo el personal y los hacen participar a través de entrevistas y fotografías, es importante que sepan de qué se trata y qué implica para la Empresa reportar. Se puede preparar una capacitación online dirigida a todos los empleados, explicando cómo funciona el proceso del Informe y qué se espera de cada uno de ellos.
• Establecer los Tiempos: Organizarse es la clave del éxito a la hora de Reportar. Si bien se ha vuelto un proceso cada vez más simplificado, sigue teniendo una serie de pasos y entregables que es mejor cumplir en tiempo y forma para evitar tener que andar corriendo a último minuto.
• Establecer / Revisar la Materialidad: Según sea el caso, se deberá establecer o revisar los asuntos materiales sobre los cuales deberá enfocarse el Informe. Si bien este puede ser el asunto más complejo (y donde pueda ser necesario pedir una ayuda externa) es a su vez que el que simplifica todo lo que viene después. Hay que realizar un análisis contextual bien exhaustivo para poder determinar cuáles son los asuntos de impacto para mi industria, y luego poder priorizarlos junto al equipo que elegimos para la co-construcción. Por último, se deben validar los asuntos materiales priorizados con la alta gerencia. De este análisis deberían poder surgir los Pilares sobre los que se estructure luego el Reporte, constituyendo cada Pilar un capítulo del mismo.
• Hacer parte a los Grupos de Interés: acorde con las directrices de G4, este proceso debería ser apoyado por un externo a la empresa, que asegure la mirada imparcial de los Stakeholders en la co-construcción del Informe. Aquí se pueden realizar entrevistas, paneles de diálogo y focus group, orientados a conocer sus expectativas sobre la gestión de la empresa que los impacta y conocer la relevancia que tienen los temas de Materialidad para cada uno de los Stakeholders.
• Recoger la Información: con los asuntos de Materialidad definidos, priorizados y validados por todos los grupos de interés (desde la alta dirección hasta la comunidad), hay que preparar las plantillas que serán útiles a las áreas para saber qué información deberán volcar para empezar a construir el Informe. Es recomendable, entregar las planillas para levantar la información con un breve instructivo, ya que puede haber áreas que entreguen información muy sintética y otras que se vayan más allá de lo que pedimos. Ser lo más claros posibles, nos ahorrará luego mucho trabajo.
• Sistematizar lo Importante: llega el momento de separar la paja del trigo, y dejar lo que realmente nos sirve y apartar lo que ya está repetido o fue expresado de manera muy compleja. El objetivo debería ser trabajar para lograr un Reporte simple, pero contundente. La contundencia se la darán los datos e iniciativas logradas. Contra previamente con 1 ó 2 modelos de Reporte en los cuales inspirarse no es mala idea.
• Redacción, Diseño y Distribución: y finalmente se llega al paso final, que también lleva su tiempo, porque hay que entregar el trabajo que nos llevó tanto tiempo a un estudio de diseño para que lo dejen lo más bonito y entendible que se pueda. Previamente a eso, se deberá redactar, pasar por los ojos de los que toman las decisiones en la empresa y una vez aprobado… no se toca más! La tendencia, actualmente, es dejar de imprimir el Informe y montarlo en un sitio web o micrositio dentro de la web corporativa. Pero aún hay empresas que realizan impresiones limitadas para realizar una presentación en sociedad.
• Socializarlo: pero no creamos que con presentar nuestro Reporte en sociedad se acaba toda la historia. No… ahora es tiempo de socializar el Informe, en cada oportunidad que tengamos de exponer nuestro caso (en un evento, congreso, etc), o bien realizando diálogos con distintos grupos de interés (no conoces aún el Diálogo 2.0?).

Y de este modo, es cómo lograrás el nuevo punto de partida para tu nuevo ciclo de Reporte. Porque hay que recordar, que lo más importante es que éste es un proceso de mejora contínua.

En CapacitaRSE contamos con el Curso Online para elaborar un Informe de RSE con GRI, el cual tiene una duración de 2 semanas y te ayudará a transitar este camino de preparación del Reporte hasta saber construir el Borrador del Informe. Si estás preparando o por preparar tu Reporte, será tu aliado ideal!